• Petra Grossmann

Onboarding neuer Mitarbeitender aus dem Ausland – Payroll-Prozess

Aktualisiert: Sept 3

Was für ein Traum: Sie finden auf dem internationalen Arbeitsmarkt einen Experten mit genau der Fachexpertise, die Sie schon lange suchen. Das Vorstellungsgespräch läuft für beide Seiten super und schnell ist klar, dass über das Fachliche hinaus die Chemie stimmt. Dieser Mitarbeitende wird eingestellt!


Jetzt heißt es, diesen Mitarbeitenden schnell und reibungslos zu einem Mitglied Ihres Teams zu machen.


Das Onboarding spielt dabei eine entscheidende Rolle und liegt in der Verantwortung der Personalabteilung. Für Personalverantwortliche ist das Onboarding neuer Mitarbeiter, die zum ersten Mal aus dem Ausland zuziehen, eine komplexe Aufgabe.


Bis ein Mitarbeitender im System komplett verankert ist, können schnell ein zwei Monate vergehen.


Auf die besonderen Fallstricke machen wir Sie hier aufmerksam.


Natürlich soll Ihr neuer Kollege sein erstes Gehalt pünktlich erhalten. Das dazu eine Reihe von Aufgaben zu erledigen sind, das ist vielen nicht bewusst.


# Anmeldung auf dem Einwohnermeldeamt: In Deutschland gilt die Meldepflicht, das ist Ihnen sicher bekannt. Nach Einzug in eine neue Wohnung hat ihr neuer Mitarbeiter 14 Tage Zeit, sich auf dem örtlichen Einwohnermeldeamt anzumelden. Hier lauert schon die erste Schwierigkeit. Denn viele Mitarbeitende sind zunächst im Hotel untergebracht, oftmals stellen Hotels keine Wohnungsgeberbestätigung aus.


Achtung: falls Sie eine Unterkunft über eine Plattform wie Airbnb buchen, klären Sie vorher unbedingt mit dem Vermieter, ob eine Wohnungsgeberbestätigung ausstellt wird. Denn ohne die Anmeldung auf dem Einwohnermeldeamt können Sie auch die weiteren Schritte nur schwer vornehmen. Fragen zur Wohnungsgeberbestätigung? Lesen Sie hier weiter.


Weitere Tipps dazu, was es bei der Anmeldung auf dem Einwohnermeldeamt zu beachten gibt, finden Sie hier.


# Bankkonto: wenn die Anmeldung auf dem Einwohnermeldeamt geklappt hat, lässt sich in der Regel recht problemlos ein Bankkonto eröffnen. Achten Sie darauf, dass das Kreditinstitut auch Onlinebanking zumindest in englischer Sprache anbietet.


Planen Sie den Banktermin rechtzeitig, oftmals gibt es ein paar Tage Wartezeit, ehe der Termin stattfinden kann.


Hier finden Sie konkrete Tipps zur Bankkontoeröffnung und wir verraten Ihnen, welches unser liebstes Kreditinstitut ist.


# Krankenversicherung: in Deutschland besteht für Ihre Mitarbeitenden Wahlfreiheit bei der Wahl der Krankenversicherung. Vielleicht haben Sie im Unternehmen eine Versicherung, die Sie Ihrem Mitarbeitenden ans Herz legen wollen? Auch hier wieder unser Tipp: checken Sie, ob der Versicherer den Service in mehreren Sprachen anbiete. Was es noch alles zu beachten gibt bei der Auswahl der Krankenversicherung, das lesen Sie hier:


# Sozialversicherungsnummer (SV-Nummer): wird auch oft Rentenversicherungsnummer genannt. In der Regel kann der Krankenversicherer nach der Anmeldung die Sozialversicherungsnummer mitteilen. Die Wartezeit beträgt lediglich 2 bis 3 Tage. Die Sozialversicherungsnummer dient dazu, Personen in der Sozialversicherung eindeutigen zuordnen zu können und gilt unveränderlich Ihr Leben lang.


# Steueridentifikations-Nummer: diese Nummer wird nach der Anmeldung auf dem Einwohnermeldeamt automatisch generiert und verschickt. Wichtig ist, dass ihr Mitarbeiter in dieser Zeit nicht umzieht oder die Post von seinem vorherigen Wohnort noch zugestellt bekommt. Die Wartezeit auf die Steueridentifikations-Nummer kann durchaus 4-6 Wochen in Anspruch nehmen. Wichtig für Ihren Mitarbeitenden zu wissen ist noch, dass die Steuer-ID in einem eher unauffälligen Brief nach Hause kommt. Teilen Sie ihrem Mitarbeitenden also mit, dass er wichtige Post bekommen wird.

Genau wie die Sozialversicherungsnummer gilt die Steuernummer ein Leben lang. Sie dient der eindeutigen Identifizierung in allen Steuerangelegenheiten.


Fazit: es gibt eine Menge zu berücksichtigen und zu planen, ehe ein neuer Mitarbeiter zum ersten Mal sein Gehalt auf sein deutsches Konto überwiesen bekommen kann.

Sobald Sie merken, dass der Stichtag zur Gehaltsabrechnung nicht eingehalten werden kann, holen Sie die Kollegen aus der Abrechnungsstelle mit ins Boot. Gemeinsam können Sie überlegen, welche Möglichkeiten das Abrechnungssystem vorhält, um dem Mitarbeitenden das Gehalt oder einen Vorschuss zu zahlen.


Experten-Tipp: planen Sie gemeinsam mit Ihrem Mitarbeitenden im Kalender rückwärts, wie viel Zeit ihnen nach Einreise bleibt, um alle Formalitäten vorzunehmen. Bei der Planung beginnen Sie mit dem Datum der Lohnabrechnung (meist um den 18.-20. eines Monats) und tragen sich dann ein, wann welche Aufgaben abgeschlossen sein sollten. Eine Vorlage finden Sie hier.


Zu kompliziert, das alles ihrem neuen Kollegen zu erklären? Hier finden Sie diesen Artikel auch in Englisch.


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Bitte beachten Sie: unsere Inhalte sind nicht rechtlich bindend, beruhen auf eigenen Erfahrungen und können an verschiedensten Standorten in Deutschland ganz unterschiedlich gehandhabt werden.

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