• Petra Grossmann

4 vermeidbare Fehler, bei der Einstellung von Mitarbeitern aus dem Ausland (und ein extra-Tipp)!


Du bist auf der Suche nach einem Experten für dein Team?


Viele Personalverantwortliche haben verstanden, dass Mitarbeiter mit speziellen Kenntnissen oder Expertenstatus oft gar nicht mehr oder nur noch schwer am lokalen Arbeitsmarkt zu finden sind. Rekrutierung von Mitarbeitern aus dem Ausland gehören vielerorts zur Normalität.


Toll, wenn du eine Fachkraft gefunden hast, die sich extra aus dem Ausland auf den Weg macht, in ihrem Heimatland die Zelte abbricht, um bei dir durchzustarten!


Mit der Eingliederung von Experten aus dem Ausland sind nicht nur hohen Kosten verbunden, auch der Gesamtaufwand für das Onboarding ist wesentlich höher.


Als Arbeitgeber investierst du finanziell wesentlich mehr als bei einer lokalen Rekrutierung, schon deshalb solltest du sehr genau planen. Aber mit einer gescheiterten Einstellung eines ausländischen Experten gehen auch noch Imageverlust einher und auch oftmals die (falsche) Erkenntnis, dass das nicht zur Firmenkultur passt.


Schade, wenn so Zukunftspotenziale verspielt werden.




Wenn du diese 4 Punkte beachtest, gelingt die Mitarbeitereinstellung aus dem Ausland!


1) die zeitliche Planung


Mache unbedingt eine möglichst genaue Zeitplanung.


Denn gerade bei Mitarbeitern aus dem nicht-europäischen Ausland kann es schon mal etwas länger dauern, bis der oder die neue Kollege/Kollegin in Deutschland angekommen ist und hier vor Ort offiziell starten darf.


Folgende Punkte solltest du bei der zeitlichen Planung berücksichtigen:


Sprich mit deinem neuen Mitarbeiter. Was hat dieser noch für Aufgaben (Wohnung auflösen, Haus oder Apartment verkaufen, von Familie und Freunden verabschieden…) ehe er oder sie sich in Ruhe in den Flieger setzen kann? Plane das ein.


Aber vor allem: wie lange wird die Beschaffung der Arbeitserlaubnis dauern?


Hier gibt es leider keine Standardaussage. Das kann von Land zu Land sehr unterschiedlich laufen. Erkundige dich also in jedem Fall vorab: wie lange sind Wartezeiten auf Botschaftstermine zur Visabeantragung (oder frage bei uns).


Mache dann eine möglichst konkrete, aber trotzdem flexible Zeitplanung.


Ich plane immer: was ist der beste Fall, also wann kann der neue Kollege hier vor Ort sein, wenn alles komplett reibungslos verläuft. Dabei plane ich die einzelnen Schritte inklusive der dazugehörigen Zeitfenster des Antrags genau durch. Eine Vorlage dafür findest du demnächst hier, trage dich in den Newsletter ein und ich informiere dich, wenn die Vorlage online ist.


Ich plane aber auch: wie sieht ein Worst-Case Szenario aus. Wo können Wartezeiten länger werden und wie wirkt sich das auf deine Planung aus?


Meine Erfahrung ist: die reelle Wartezeit auf einen Kollegen, der aus einem nicht-europäischen Land nach Deutschland kommt, liegt irgendwo dazwischen. Überprüfe auch während des Antragsprozesses für die Arbeitserlaubnis immer wieder deine Zeitplanung und vor allem: halte von Beginn an alle Beteiligten auf dem Laufenden.




2) Kollegen aus der Fachabteilung mit ins Boot holen


Großer Jubel in der Fachabteilung, in der der neue Kollege aus dem Ausland eingesetzt werden soll! Endlich ist die Person gefunden, die bei den aktuellen oder anstehenden Projekten unterstützt und Entlastung verschafft.


Klar, dass dieser neue Kollege besser heute als morgen mit dabei ist (auch, wenn wir durch Corona alle viel Erfahrung beim Remote-Onboarding haben, eine Einarbeitung vor Ort ist leichter, schneller und intensiver).


Verständlich ist daher auch, dass deine Kollegen aus der Fachabteilung den oder die Neue lieber gestern als morgen im Team vor Ort begrüßen wollen.


Sei hier von Beginn an transparent. Teile deine ehrliche Zeitplanung offen den Kollegen mit. Das mag vielleicht in dem Moment zu Spannungen oder Unverständnis führen.


Viele Führungskräfte in den Fachabteilungen, die noch keinen Mitarbeiter aus dem Ausland eingestellt haben, sind der Ansicht: wenn wir als Unternehmen einem neuen Mitarbeiter einen Arbeitsvertrag geben, dann kann sie oder er doch auch sofort bei uns starten.


Welch bürokratischer Weg hier zu gehen ist und, dass wir den Arbeitsmarkt noch immer nicht schnell für Experten aus dem Ausland öffnen, dass solltest du frühzeitig klarstellen.

Denn wenn du zu schnell eine Zusage an ein Startdatum machst, das dann doch nicht gehalten werden kann, dann bist du in der Regel auch hinterher der Sündenbock.


Schaffe also Transparenz und leiste hier Aufklärungsarbeit.



3) Erwartungen des neuen Kollegen an die Realität anpassen



Jubel auch bei dir. Endlich hast du nach langer Suche den Experten oder die Expertin gefunden. Klar, dass du nun auch alles dafür tun willst, damit diese Person den besten Start bei euch im Unternehmen hat.


Nun gilt es (neben dem Gehalt) abzuklopfen: was sind die Erwartungen des neuen Kollegen an das Leben und Arbeiten in Deutschland. Wie wird er oder sie hier wohnen und leben können?


Für viele Mitarbeiter, die aus dem Ausland zu uns kommen, erscheint das angebotene Gehalt exorbitant hoch.


Klopfe diese Erwartungen ab, beispielsweise den Wunsch an eine Wohnung.


Kläre bei Erwartungen, die nicht mit der Realität übereinstimmen aber sofort ab: was ist realistisch möglich und wobei kannst du unterstützen?


Wir erleben gerade bei der Frage nach einer Wohnung immer wieder, dass es zu Frust kommt.

Der Wohnungsmarkt in den meisten Ballungsräumen in Deutschland ist extrem eng geworden. Die viel gesuchte Wohnung in zentraler Lage zu einem Minipreis, suchen viele wie die Nadel im Heuhaufen.


Sei hier von Beginn an ehrlich.


Es nützt nichts, dass du dir die Wünsche anhörst und nicht aufklärst, was den Kollegen realistisch erwarten wird. Dann kann die Stimmung kippen und auch damit die Einstellung noch nach dem Start in der Probezeit gefährdet werden.


Sei besser von Anfang an ehrlich und fair, biete deine Unterstützung (oder externe Unterstützung) an.


So hat der Kollege die Chance auf einen guten Start.


Gleiches gilt fürs Gehalt: rechne vor, was ungefähr vom Bruttogehalt übrigbleiben wird und gib dem neuen Kollegen auch eine ehrliche Einschätzung zu den wichtigsten Punkten der Lebenshaltungskosten. Ganz einfach kannst du das mit einem Brutto-Nettorechner machen.



4) Interkulturelle Vorbereitung


Hier geht es um beide Richtungen: wie seid ihr als Unternehmen interkulturell aufgestellt? Hand aufs Herz! Klar behaupten wir gerne von uns, dass wir interkulturell fit sind. Aber lässt sich das belegen? Gab es Trainingsmaßnahmen in diesem Bereich, sind die Kollegen mit dem Blick durch die fremde Brille vertraut?


Aber fast noch wichtiger: bringt der potenzielle neue Kollege alles mit, um den Schritt in ein kulturell komplett neues Umfeld zu schaffen?


Diese Komponente wird bei der Einstellung eines lokalen Kollegen in der Regel beim Vorstellungsgespräch nicht mitberücksichtigt. Ist aber in dieser Situation mehr als wichtig.

Dazu zählen Faktoren wie: Umgang mit unbekannten Situationen, Anpassungsfähigkeit, Ambiguitätstoleranz (also wie gut kann der Mitarbeiter Unsicherheiten aushalten) und Risikoaffinität.


Denn klar ist: wenn ich als Typ 120% Sicherheit brauche, dann ist der Schritt in ein neues Land für mich viel schwieriger, als wenn ich locker mit Unsicherheiten und neuen Situationen umgehen kann.


Berücksichtige diese Faktoren unbedingt bei der Einstellung oder gönnt euch als Team und dem neuen Kollegen ein interkulturelles Training. Dieses Invest ist wesentlich günstiger als eine vermasselte Einstellung aus dem Ausland.



Und hier noch ein Extratipp: der Umzug in ein neues Land ist kostspielig für deinen neuen Mitarbeiter. Prima also, wenn das erstes Gehalt pünktlich und mit Veranlagung der richtigen Steuerklasse auf dem Konto ist. Bei Einstellungen innerhalb Deutschlands ist das keine Schwierigkeit, kann aber bei Kollegen, die noch nie in Deutschland gemeldet waren, stressig werden.


Bei der ersten Gehaltszahlung gibt es also einiges zu beachten. Sorge dafür, dass die Anmeldung auf dem Einwohnermeldeamt rechtzeitig stattfinden kann und dass der Kollege einen Termin zur Eröffnung eines Girokontos erhält. Und das alles vor der ersten Gehaltszahlung. Infos dazu findest du hier (Bankkontoeröffnung) und hier (Anmeldung auf dem Einwohnermeldeamt).


FAZIT: eine Mitarbeitereinstellung aus dem Ausland ist verbunden mit stark erhöhten Kosten, gleichzeitig geht es um euer Arbeitgeberimage und die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens. Plane daher von Anfang an gut, sorge für Transparenz, passe Erwartungen an Realitäten an und hole alle Beteiligten mit ins Boot.


Viel Erfolg!






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